Datenschutzrichtlinie

1. Einführung

Propevo („wir", „uns" oder „unser") ist ein Immobilienverwaltungsunternehmen, das grundlegende Immobilienverwaltungsdienste für Eigentümer und deren bevollmächtigte Vertreter erbringt. Diese Dienste werden durch digitale Systeme und betriebliche Werkzeuge unterstützt, die eine effiziente Kommunikation, Koordination und Dienstleistungserbringung ermöglichen.

Im Rahmen der Erbringung von Immobilienverwaltungsdiensten verarbeitet Propevo personenbezogene Daten von Mietern, Eigentümern, Dienstleistern und anderen an der Immobilienverwaltung beteiligten Personen.

Diese Datenschutzrichtlinie erklärt, wie und warum Propevo personenbezogene Daten verarbeitet, wie diese Daten geschützt werden und welche Rechte Einzelpersonen in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten haben. Sie wird in Übereinstimmung mit dem Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) und der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union bereitgestellt.

Diese Datenschutzrichtlinie gilt für personenbezogene Daten, die von Propevo im Zusammenhang mit folgenden Bereichen verarbeitet werden:

Eigentümer und deren bevollmächtigte Vertreter, die die Dienste von Propevo nutzen.
Mieter von durch Propevo verwalteten Immobilien.
Dienstleister und Lieferanten, die an der Immobilienverwaltung beteiligt sind.
Besucher der Website von Propevo und Nutzer der digitalen Werkzeuge von Propevo.

Diese Datenschutzrichtlinie ist ein Informationshinweis. Sie ist nicht Bestandteil eines Vertrags und erfordert keine Zustimmung, um zu gelten.

2. Rolle von Propevo bei der Datenverarbeitung

Propevo verarbeitet personenbezogene Daten in unterschiedlichen Rollen je nach Kontext und Zweck der Verarbeitung. In einigen Fällen handelt Propevo als Auftragsverarbeiter im Auftrag von Eigentümern. In anderen Fällen handelt Propevo als unabhängiger Verantwortlicher.

Propevo als Auftragsverarbeiter (mieterbezogene Daten)

Für die meisten personenbezogenen Daten, die sich auf Mieter und deren Mietverhältnis beziehen, handelt Propevo als Auftragsverarbeiter im Auftrag des jeweiligen Eigentümers. In diesem Zusammenhang bestimmt der Eigentümer die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem Mietverhältnis, und Propevo verarbeitet diese Daten ausschließlich zur Durchführung von Immobilienverwaltungstätigkeiten im Auftrag des Eigentümers und in Übereinstimmung mit dessen Weisungen und dem geltenden Recht.

Die mieterbezogene Verarbeitung umfasst in der Regel die Bearbeitung von Kommunikation, Wartungsanfragen und die routinemäßige betriebliche Koordination, die für die Verwaltung einer Immobilie erforderlich ist. Wenn Propevo als Auftragsverarbeiter handelt, bleibt der Eigentümer der primäre Verantwortliche und ist für die Bereitstellung von Datenschutzinformationen an Mieter und die Bearbeitung von Betroffenenrechtsanfragen verantwortlich. Propevo unterstützt Eigentümer bei der Erfüllung dieser Pflichten, soweit erforderlich.

Propevo als unabhängiger Verantwortlicher

Propevo handelt als unabhängiger Verantwortlicher für personenbezogene Daten, die für eigene geschäftliche und betriebliche Zwecke verarbeitet werden. Dies umfasst insbesondere:

Die Verwaltung von Beziehungen und Kommunikation mit Eigentümern und deren Vertretern.
Den Betrieb, die Sicherung und die Verbesserung der digitalen Plattformen und Dienste von Propevo.
Die Verwaltung von Beziehungen zu Lieferanten und Dienstleistern.
Die Verarbeitung von Website-Nutzungsdaten und Service-Analysen.
Die Einhaltung gesetzlicher, buchhalterischer und regulatorischer Verpflichtungen.

In diesen Fällen bestimmt Propevo die Zwecke und Mittel der Verarbeitung und ist direkt für die Einhaltung des geltenden Datenschutzrechts verantwortlich.

Nutzung von Drittanbieter-Dienstleistern

Propevo nutzt ausgewählte Drittanbieter-Dienstleister zur Unterstützung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten. Diese Anbieter fallen in folgende Kategorien: KI-gestützte Messaging- und Sprachmodelldienste, Dokumentenintelligenz- und optische Zeichenerkennungsdienste, Vektordatenbank- und Suchinfrastrukturdienste sowie Cloud-Hosting- und Datenbankdienste. Alle diese Anbieter handeln als Auftragsverarbeiter im Auftrag von Propevo und sind vertraglich verpflichtet, personenbezogene Daten nur in Übereinstimmung mit den Weisungen von Propevo und dem geltenden Datenschutzrecht zu verarbeiten. Eine aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter ist auf Anfrage unter contact@propevo.com erhältlich.

3. Kategorien personenbezogener Daten, die wir verarbeiten

Propevo verarbeitet personenbezogene Daten, die für die Erbringung von Immobilienverwaltungsdiensten und den Betrieb seines Geschäfts erforderlich sind. Die Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten hängen von der Rolle der Person und ihrer Interaktion mit Propevo ab.

Eigentümer und Eigentümervertreter

Propevo kann verarbeiten:

Identifikations- und Kontaktinformationen (wie Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer).
Berufliche oder geschäftliche Informationen (wie Rolle, Organisation und verwaltete Immobilien).
Konto- und servicebezogene Informationen (wie Servicekonfiguration und Supportkommunikation).
Abrechnungs- und Vertragsinformationen im Zusammenhang mit der Dienstleistungserbringung.

Mieter

Propevo kann verarbeiten:

Identifikations- und Kontaktinformationen, die für die Kommunikation erforderlich sind.
Mietverhältnisbezogene Informationen (wie die Adresse der gemieteten Immobilie und kontextbezogene Informationen, die für die Verwaltung des Mietverhältnisses relevant sind).
Kommunikation, die im Rahmen der Immobilienverwaltung eingereicht wird (wie Wartungsanfragen oder dienstleistungsbezogene Anfragen).
Begrenzte kontextbezogene Informationen, die erforderlich sind, um betriebliche Probleme zu verstehen und zu lösen.

Propevo verarbeitet personenbezogene Daten von Mietern hauptsächlich im Auftrag von Eigentümern und verwendet diese Daten nicht für Zwecke, die nicht mit der Verwaltung des Mietverhältnisses zusammenhängen.

Dienstleister und Lieferanten

Propevo kann verarbeiten:

Identifikations- und Kontaktinformationen einzelner Ansprechpartner oder Vertreter.
Informationen zu erbrachten Dienstleistungen, Terminplanung und betrieblicher Koordination.
Abrechnungs- und zahlungsbezogene Informationen, soweit relevant.

Website-Besucher und Nutzer digitaler Werkzeuge

Propevo kann verarbeiten:

Technische und Nutzungsinformationen (wie IP-Adresse, Geräteinformationen und Nutzungsprotokolle).
Über Cookies oder ähnliche Technologien erfasste Informationen.
Über Kontaktformulare oder ähnliche Kanäle übermittelte Informationen.

Propevo verarbeitet keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten absichtlich im Rahmen seiner standardmäßigen Immobilienverwaltungstätigkeiten oder Messaging-Tools. Die Immobilienverwaltung kann jedoch gelegentlich die Bearbeitung von Ausweisdokumenten (wie Reisepässe oder Aufenthaltsgenehmigungen), Strafregisterauszügen oder Dokumenten zur finanziellen Überprüfung erfordern, die von Mietern eingereicht werden. Solche Dokumente werden ausschließlich über einen dedizierten sicheren Kanal (contact@propevo.com) bearbeitet und werden niemals über KI-gestützte Verarbeitungstools oder Drittanbieter-Unterauftragsverarbeiter geleitet. Der Zugang ist auf autorisiertes Personal von Propevo nach dem Need-to-know-Prinzip beschränkt.

4. Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten

Propevo verarbeitet personenbezogene Daten nur, wenn dies für definierte und legitime Zwecke im Zusammenhang mit der Immobilienverwaltung und dem Betrieb seiner Dienste erforderlich ist.

Diese Zwecke umfassen:

Die Erbringung von Immobilienverwaltungsdiensten, einschließlich der Bearbeitung von Mieterkommunikation und Wartungsanfragen.
Die Verwaltung von Beziehungen und Kommunikation mit Eigentümern und deren Vertretern.
Die Koordination von Dienstleistungen mit Lieferanten und Dienstleistern.
Den Betrieb, die Sicherung und die Verbesserung der digitalen Systeme und Werkzeuge von Propevo.
Die Verwaltung vertraglicher, abrechnungsbezogener, buchhalterischer und archivierungsbezogener Verpflichtungen.
Die Einhaltung geltender gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen.

Personenbezogene Daten können auch in begrenztem und verhältnismäßigem Umfang zur Überwachung der Dienstleistungsperformance und zur Verbesserung betrieblicher Prozesse verwendet werden. Personenbezogene Daten werden nicht für nicht verwandte Produktentwicklung, Werbung oder kommerzielles Profiling verwendet.

5. Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Propevo verarbeitet personenbezogene Daten nur, wenn eine gültige Rechtsgrundlage nach geltendem Datenschutzrecht vorliegt.

Erfüllung eines Vertrags

Die Verarbeitung erfolgt, wenn sie zur Erfüllung eines Vertrags mit Eigentümern oder zur Ermöglichung der Erfüllung mietverhältnisbezogener Verpflichtungen im Auftrag von Eigentümern erforderlich ist.

Berechtigte Interessen

Die Verarbeitung kann erfolgen, wenn sie für die berechtigten Interessen von Propevo erforderlich ist, einschließlich des Betriebs und der Verbesserung von Diensten, der Gewährleistung der Sicherheit und der Verwaltung des Betriebs, sofern diese Interessen nicht durch die Rechte und Freiheiten der Einzelpersonen überwiegen werden.

Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen

Die Verarbeitung kann erforderlich sein, um gesetzliche oder regulatorische Verpflichtungen zu erfüllen, einschließlich buchhalterischer, steuerlicher und archivierungsbezogener Anforderungen.

Einwilligung (soweit zutreffend)

Die Einwilligung wird nur in begrenzten Fällen herangezogen, in denen sie angemessen ist, wie bei nicht wesentlichen Cookies oder optionalen Funktionen. Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.

6. Datenweitergabe und Empfänger

Propevo gibt personenbezogene Daten nur weiter, wenn dies zur Erbringung von Immobilienverwaltungsdiensten, zum Betrieb seines Geschäfts oder zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist. Personenbezogene Daten werden nicht verkauft oder für nicht verwandte kommerzielle Zwecke weitergegeben.

Personenbezogene Daten können weitergegeben werden an:

Eigentümer als primäre Verantwortliche für mieterbezogene Daten.
Dienstleister und Unterauftragsverarbeiter, die den Betrieb von Propevo unterstützen. Eine aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter ist auf Anfrage unter contact@propevo.com erhältlich.
Anbieter von KI-gestütztem Messaging und Automatisierung zur Unterstützung betrieblicher Kommunikation.
Dienstleister und Auftragnehmer, die an Immobilienverwaltungsaufgaben beteiligt sind.
Behörden oder Dritte, soweit gesetzlich vorgeschrieben oder zum Schutz der Rechte von Propevo.

7. Internationale Datenübermittlungen

Propevo verarbeitet personenbezogene Daten hauptsächlich in der Schweiz. In bestimmten Fällen können personenbezogene Daten in Länder außerhalb der Schweiz übermittelt, dort gespeichert oder von dort abgerufen werden, einschließlich der Vereinigten Staaten.

Wenn solche Übermittlungen stattfinden, implementiert Propevo eine Kombination aus vertraglichen, technischen und organisatorischen Schutzmaßnahmen, um ein Schutzniveau zu gewährleisten, das im Wesentlichen dem nach Schweizer und EU-Datenschutzrecht erforderlichen Niveau entspricht. Diese Schutzmaßnahmen umfassen:

Standardvertragsklauseln (EU 2021/914).
Überprüfung der Anbieterzertifizierung im Rahmen des EU-US-, Schweiz-US- und UK-Erweiterung des Datenschutzrahmens, soweit zutreffend.
Verbindliche Datenverarbeitungsvereinbarungen mit Dienstleistern.
Strikte Datenminimierung und Umfangsbeschränkungen.
Verschlüsselung personenbezogener Daten bei der Übertragung und im Ruhezustand.
Rollenbasierte Zugriffskontrollen und Least-Privilege-Prinzipien.
Expliziter Ausschluss sensibler Kategorien personenbezogener Daten von der Verarbeitung in Drittländern.
Dokumentierte Risikobewertung und -minderung, einschließlich einer dedizierten Datenschutz-Folgenabschätzung.

Die Verarbeitung in Drittländern ist im Umfang begrenzt, wird fortlaufend überwacht und wird, soweit möglich, als vorübergehend behandelt.

8. Datenspeicherung

Propevo speichert personenbezogene Daten nur so lange, wie dies zur Erfüllung der Zwecke erforderlich ist, für die sie erhoben wurden, und um geltende gesetzliche und regulatorische Verpflichtungen zu erfüllen.

Die Aufbewahrungsfristen werden auf der Grundlage der Art der Daten, des Verarbeitungszwecks und der geltenden vertraglichen oder gesetzlichen Anforderungen bestimmt. Wenn personenbezogene Daten nicht mehr benötigt werden, werden sie sicher gelöscht oder unwiderruflich anonymisiert.

Wenn Propevo als Auftragsverarbeiter handelt, richtet sich die Aufbewahrung nach den Weisungen des jeweiligen Eigentümers und den geltenden vertraglichen Vereinbarungen.

9. Rechte der betroffenen Personen

Personen, deren personenbezogene Daten von Propevo verarbeitet werden, haben Rechte nach geltendem Datenschutzrecht, einschließlich des Rechts auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung oder Widerspruch gegen die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten sowie des Rechts auf Datenübertragbarkeit, soweit zutreffend.

Anträge auf Ausübung dieser Rechte können über die unten angegebenen Kontaktdaten eingereicht werden.

Wenn Propevo als unabhängiger Verantwortlicher handelt, wird Propevo auf solche Anfragen direkt innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen antworten.

Wenn Propevo als Auftragsverarbeiter im Auftrag eines Eigentümers handelt, insbesondere in Bezug auf personenbezogene Daten von Mietern, bleibt der jeweilige Eigentümer der primäre Verantwortliche und ist für die Beantwortung von Betroffenenrechtsanfragen verantwortlich. Propevo unterstützt Eigentümer bei der Erfüllung dieser Pflichten, soweit erforderlich.

Propevo kann angemessene Maßnahmen ergreifen, um die Identität von Personen zu überprüfen, die Anfragen stellen, und kann Anfragen ablehnen oder einschränken, soweit gesetzlich zulässig.

10. KI und automatisierte Verarbeitung

Propevo verwendet begrenzte Formen von KI-gestützten Werkzeugen zur Unterstützung der Immobilienverwaltung, insbesondere zur Unterstützung bei der Bearbeitung, Weiterleitung und Vorbereitung routinemäßiger betrieblicher Kommunikation.

Wenn KI-gestützte Werkzeuge eingesetzt werden, können relevante personenbezogene Daten von Drittanbieter-Dienstleistern verarbeitet werden, die im Auftrag von Propevo als Auftragsverarbeiter handeln. Diese Verarbeitung erfolgt im Rahmen verbindlicher Datenverarbeitungsvereinbarungen und unterliegt vertraglichen, technischen und organisatorischen Schutzmaßnahmen in Übereinstimmung mit dem geltenden Datenschutzrecht.

KI-gestützte Werkzeuge können verwendet werden, um Anfragen zu kategorisieren, bei der Erstellung von Antworten zu unterstützen oder Kommunikation an das entsprechende betriebliche Team oder den entsprechenden Dienstleister weiterzuleiten. Diese Werkzeuge unterstützen die menschliche Entscheidungsfindung und fungieren nicht als Aufzeichnungssysteme.

Propevo verwendet keine automatisierte Entscheidungsfindung, einschließlich Profiling, die rechtliche Auswirkungen oder ähnlich erhebliche Auswirkungen auf Einzelpersonen hat. Alle Maßnahmen, die als Reaktion auf Kommunikation ergriffen werden, unterliegen weiterhin der menschlichen Überprüfung und Kontrolle.

Personenbezogene Daten, die über KI-gestützte Werkzeuge verarbeitet werden, sind auf das für betriebliche Kommunikation Erforderliche beschränkt. Sensible Kategorien personenbezogener Daten — einschließlich Ausweisdokumente (Reisepässe, Aufenthaltsgenehmigungen), Strafregisterauszüge und Dokumente zur finanziellen Überprüfung — sind ausdrücklich von der KI-gestützten Verarbeitung ausgeschlossen. Wenn Mieter solche Dokumente einreichen müssen, müssen diese ausschließlich an den dedizierten sicheren Kanal unter contact@propevo.com gesendet werden, der nicht mit einer KI- oder automatisierten Verarbeitungspipeline verbunden ist. Personenbezogene Daten werden nicht zum Training allgemeiner Machine-Learning-Modelle verwendet.

11. Sicherheitsmaßnahmen

Propevo implementiert angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten vor versehentlicher oder unrechtmäßiger Zerstörung, Verlust, Veränderung, unbefugter Offenlegung oder unbefugtem Zugriff.

Diese Maßnahmen umfassen insbesondere:

Rollenbasierte Zugriffskontrollen und Least-Privilege-Prinzipien.
Authentifizierungs- und Autorisierungsmechanismen.
Verschlüsselung personenbezogener Daten bei der Übertragung und, soweit angemessen, im Ruhezustand.
Überwachung und Protokollierung der Systemaktivität.
Vertraulichkeitsverpflichtungen für das Personal.
Verfahren zur Reaktion auf Vorfälle und zum Management von Datenschutzverletzungen.

Wenn personenbezogene Daten von Drittanbieter-Dienstleistern verarbeitet werden, verlangt Propevo von diesen Anbietern die Implementierung vergleichbarer Sicherheitsmaßnahmen durch vertragliche Verpflichtungen.

12. Cookies und Website-Analysen

Propevo verwendet Cookies und ähnliche Technologien auf seiner Website, um grundlegende Funktionalität zu gewährleisten und zu verstehen, wie die Website genutzt wird.

Analysetools können verwendet werden, um aggregierte und statistische Informationen über die Website-Nutzung zu erheben. Propevo verwendet keine Cookies für gezielte Werbung oder Profiling.

Soweit nach geltendem Recht erforderlich, holt Propevo die Einwilligung für nicht wesentliche Cookies ein und stellt entsprechende Informationen und Steuerungsmöglichkeiten bereit.

13. Kontaktdaten und Beschwerden

Fragen, Anfragen oder Bedenken bezüglich dieser Datenschutzrichtlinie oder der Verarbeitung personenbezogener Daten durch Propevo können gerichtet werden an:

E-Mail: contact@propevo.com

Personen, die der Ansicht sind, dass ihre personenbezogenen Daten unter Verstoß gegen geltendes Datenschutzrecht verarbeitet wurden, haben das Recht, eine Beschwerde beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) oder, soweit zutreffend, bei einer zuständigen EU-Aufsichtsbehörde einzureichen.

14. Änderungen dieser Datenschutzrichtlinie

Propevo kann diese Datenschutzrichtlinie von Zeit zu Zeit aktualisieren, um Änderungen in seinen Verarbeitungstätigkeiten, rechtlichen Anforderungen oder betrieblichen Praktiken widerzuspiegeln. Die jeweils neueste Version gilt immer.